Küçük işletmeler, serbest çalışanlar ve girişimciler için ön muhasebe takibi yapmak bazen maliyetli, bazen de karmaşık yazılımlarla zorlayıcı hale gelebilir. Ancak doğru bir sistemle, tamamen size özel, kontrolü sizde olan bir yapıyı Excel üzerinde kurmak mümkündür.
Bu yazıda, Excel’de ön muhasebe nasıl tutulur sorusunu adım adım ele alacağız. Excel gelir gider tablosu nasıl hazırlanır, fatura ve cari takip nasıl yapılır, hatta excelde muhasebe programı yapma süreci nasıl ilerler; tüm bu başlıklara sade, uygulanabilir ve teknik olmayan bir dille yanıt vereceğiz.
Hazırsanız başlayalım.
Excel’de Ön Muhasebe Nedir?
Ön muhasebe, bir işletmenin günlük finansal işlemlerini kayıt altına aldığı ve nakit akışını takip ettiği süreçtir. Bu süreç, vergi hesapları veya bilanço düzenlemekten ziyade; gelir, gider, fatura, stok, kasa ve banka hareketlerinin düzenli biçimde takip edilmesinden oluşur.
Peki Excel’de ön muhasebe nedir sorusunu nasıl yanıtlarsak doğru olur?
Bu, işletmenizin ön muhasebe süreçlerini bir Excel dosyası içerisinde yapılandırarak manuel ya da yarı otomatik şekilde kontrol etmeniz anlamına gelir.
Bu sistemin temel yapı taşlarını oluşturan tablolarla devam edelim.
Ön Muhasebe İçin Gerekli Tablolar
Excelde muhasebe programı hazırlama süreci, doğru tabloları oluşturmakla başlar. Aşağıdaki tablolar, işlevsel bir yapı kurmak için temel taşları oluşturur:
● Gelir-Gider Tablosu.
● Fatura Takip Tablosu.
● Kasa ve Banka Hareketleri.
● Cari ve Müşteri Takibi.
● (Opsiyonel) Stok Takip Tablosu.
● Raporlama ve Özet Sayfası.
Her tablo, farklı türdeki bilgileri işlemek için bir modül gibi çalışır. Şimdi bu yapıların her birini ayrı ayrı inceleyelim.
Gelir ve Gider Kayıtlarının Tutulması
İyi yapılandırılmış bir excel gelir gider tablosu, işletmenizin finansal sağlığı hakkında net bir bakış sunar. Bu tabloda aşağıdaki sütunlar yer alabilir:
- Tarih.
- Açıklama.
- Kategori (gelir/gider).
- Tutar.
- Ödeme şekli (nakit, havale, kredi kartı).
- İlgili müşteri ya da tedarikçi.
Excel’de ön muhasebe nasıl tutulur sorusunun temel cevabı da aslında bu tabloyla başlar.
İpuçları:
- Gelir ve giderleri ayrı renklerle kodlayarak görsel farkındalık sağlayabilirsiniz.
- Toplam tutarları formüllerle otomatik hesaplayın.
- Ay, kategori ve müşteri bazlı filtreler kullanarak analiz kolaylığı sağlayın.
Bu yapı, ileride yapılacak raporlamalar için sağlam bir temel oluşturur.
Fatura Takibi Nasıl Yapılır?
Fatura takibi, hem alacaklarınızın düzenli takibi hem de nakit akışını yönetmek için kritik önemdedir.
Fatura tablonuzda yer alması gereken temel alanlar:
● Fatura No.
● Fatura Tarihi.
● Müşteri Adı.
● Fatura Tutarı.
● Ödeme Durumu (ödendi/ödenmedi).
● Son Ödeme Tarihi.
Ek olarak, Koşullu Biçimlendirme özelliğini kullanarak, son ödeme tarihi yaklaşan ya da geçmiş ödemeleri vurgulayabilirsiniz.
Excelde muhasebe programı yapma aşamasında fatura takibi için ayrı bir sayfa oluşturmak ve bu sayfayı gelir-gider tablosu ile ilişkilendirmek, manuel hataları azaltır.
Kasa ve Banka Hareketleri Tablosu
Excel’de ön muhasebe nasıl tutulur denildiğinde, nakit ve banka hareketleri ayrı takip edilmelidir. Bu sayede ödeme araçlarının kontrolü kolaylaşır.
Kasa ve banka hareketleri için önerilen başlıklar:
- İşlem Tarihi.
- Açıklama.
- Tutar.
- İşlem Türü (giriş/çıkış).
- Kasa mı, banka mı?
- Bakiye sütunu (formüllerle dinamik).
Banka ve kasa hareketlerini ayrı sayfalarda tutabilir, özet sayfada grafiklerle birleşik şekilde sunabilirsiniz.
Bu tablo, işletmenin anlık nakit durumunu görmenize yardımcı olur.
Stok Takibi (Opsiyonel)
Stok takibi, ürün ya da malzeme satışı yapan işletmeler için önemlidir. Eğer hizmet veriyorsanız bu bölümü atlayabilirsiniz.
Stok takip tablosu şu başlıklardan oluşabilir:
- Ürün Kodu.
- Ürün Adı.
- Giriş Tarihi.
- Giriş Miktarı.
- Çıkış Miktarı.
- Güncel Stok (formülle hesaplanır).
Excel’de stok takibi yapmak, küçük işletmeler için pratik bir çözümdür. Ancak çok ürünlü, hızlı hareket eden yapılar için daha gelişmiş sistemler tercih edilmelidir.
Müşteri ve Cari Hesap Takibi
Excelde muhasebe programı hazırlama sürecinde müşteri ilişkileri de ön plandadır. Özellikle alacak-borç takibi için cari hesap şeması oluşturmak gerekir.
Tablonuzda yer alabilecek alanlar:
● Cari Adı.
● İşlem Tarihi.
● Açıklama.
● Alacak.
● Borç.
● Bakiye (dinamik).
● Vade Tarihi.
Bu tabloyu fatura ve gelir-gider tablolarıyla entegre ettiğinizde, daha tutarlı bir yapı elde edersiniz.
Raporlama ve Özet Sayfaları Oluşturma
Tabloların her biri veri depolar. Ancak bu verilerin anlam kazanması için raporlama gerekir.
Excel’de özet ve analiz sayfaları oluştururken:
- Toplam gelir/gider oranları.
- Aylık kâr/zarar.
- En çok harcama yapılan kalemler.
- Cari bakiye durumu.
- Güncel kasa ve banka bakiyesi.
Tüm bu veriler grafikler ve pivot tablolarla görselleştirilebilir. Bu sayfa, “panolar” (dashboard) mantığıyla tasarlanabilir.
Bu adım, excelde muhasebe programı yapma sürecinin zirvesidir ve en çok işlevi burada toplarsınız.
Excel ile Muhasebe Tutmanın Sınırları ve Alternatifler
Her ne kadar Excel, düşük maliyetli ve esnek bir çözüm sunsa da, bazı sınırlamalar vardır:
● Kullanıcı sayısı sınırlıdır (çok kullanıcılı ortamlar için uygun değildir).
● Otomatik uyarı sistemleri yoktur.
● Vergi hesaplamaları ve resmi raporlamalarda sınırlı kalır.
● Hatalı veri girişleri manuel olduğu için daha sık olabilir.
Alternatif olarak:
- Bulut tabanlı muhasebe yazılımları (örneğin Paraşüt, Logo İşbaşı).
- ERP sistemleri (daha büyük ölçekli işletmeler için).
- Ön muhasebe odaklı mobil uygulamalar.
Ancak başlangıç seviyesi ve mikro ölçekli işletmeler için excelde muhasebe programı hazırlama hâlâ çok işlevsel bir çözümdür.
Bu yazıda excelde ön muhasebe nasıl tutulur sorusuna kapsamlı ve pratik bir bakış sunduk.
Excel gelir gider tablosu ile başlayan bu sistem, fatura, kasa, stok, cari ve raporlama süreçleriyle entegre hale getirilerek basit ama etkili bir muhasebe yapısı oluşturabilir.
İster bireysel çalışıyor olun, ister küçük bir işletmeyi yönetin; doğru kurgulanmış bir Excel tablosu sayesinde hem mali durumunuzu kontrol altına alabilir hem de geleceğe dönük kararlarınızı veriye dayalı şekilde alabilirsiniz.